Studybot answer

Question asked by: milandeprest - 1 year ago

Maak een oefenexamen van de volgende tekst: 2. Inleiding op eventorganisatie
2.1. Event?
Er worden in Belgi zeer veel events georganiseerd (kermis, teambuilding, festival, fuiven).
Event zijn big business en verdienen dan ook de nodige aandacht.
Maar wat is een event nu precies?
- Een event of een evenement is een georganiseerde geberutenis voor een publiek of
deelnemers met een bepaalde omvang. (Grit & Gerritsma)
- Een event is een door een individu, groep of organisatie georganiseerde geberutenis die
gericht is op een specifieke doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren (K. van
der straeten)
Deze cursus is voor kleine en middelgrote events (dus geen WC of een event van een
voetbalploeg). Toch zijn er zaken die in elk event terugkomen.
Events worden beschoud als iets buitengewoons, hebben een begin- en einddatum, ze izjn
gebonden aan tijd en ruimte en ze hebben scherpe deadlines. Dit maakt de taak van
eventmanager zo bijzonder moeilijk
2.2. Eventmanagement/ eventmanager
event mangement is het proces waarbij een event wordt gepland, voorbereid en
geproduceert. Dit omvat de vaststelling, de omschrijving, verwerving, toewijzing, regie,
controle en analyse van de tijd, fiancin, mensen, producten, diensten en andere middelen
om doelstellingen, op soms korte termijn, te bereiken.
- Het is aan de eventmanager om elk aspect van een event te overzien en te regelen.
Een zeer complexee taak waarvoor specifieke vereisten bestaan zowel op gebied van
competenties als reglementering
2.3. Organisatorische competenties
Een competente eventorganisator is iemand die in staat is om een event te laten slagen en
onverwachte problemen weet op te lossen
ROUTINE is nauwelijks aanwezig in een job als eventmanager. Het gevaar loert vanaf de
opstartfase! Daarom is er een absolute nood aan een goede cordinator.
1
Gedownload door Glenn Stappaerts ([email protected])
lOMoARcPSD|2551150
Belangrijke competenties
- Planmatig werken
- Creativiteit
- Samenwerken
- Regie/ controle houden
- Inlevingsvermogen
- Omgaan met weerstanden
- Onderhandelen
- Financieel inzicht
- Verkopen
- Verantwoordelijkheid
- Improvisatievermogen/ flexibiliteit
- Goede communicatie
- Passie!!!!
K.I.S.S. (keep it simple & short
Hou het zo eenvoudig mogelijk. Niemand heeft baat bij zeer ingewikkelde organisaties.
Processen, planningen, lijsten , moeten transparant zijn opgesteld zodat iedereen van je
team er mee kan omgaan.
2.4. 10 goede gewoontes
Succesvolle eventorganisatoren zijn uiterst productief.
- Ze bewegen: lichaamsbeweging heeft een postiefve invloed op je productiviteit.
- Ze slapen voldoende en zijn vroeg wakker: momenten van rust en ontspanning
blijft nodig maar genoeg nachtrust blijft zeer belangrijk
- Ze plannen en werken in blokken: maken een planning/ to-do lijst
- Ze zijn gek op deadlines en respecteren die: dankzij deadlines vermijden ze uitstel
en zo ook afstel
- Ze multitasken nooit: werken taak per taak af
- Ze werken bewust en gemotiveerd: ze weten waarom ze iets doen
- Ze zijn niet bang om NEEN te zeggen: bepalen de grenzen zelf
- Ze maken veel vrienden en hebben overal contacten: groot netwerk helpt je goed
vooruit
- Ze hanteren een positieve en constructiee woordenschat: hun uitspraken
getuigen van betrokkenheid en verantwoordelijkheid
- Ze zijn dankbaar en koesteren de kleine dingen: zijn dankbaar voor de dingen die
ze bereikt hebben en met succesvolle boekingen en tevreden klanten.
2.5. Belang huidige sportevents
De reputatie van een organisatie staat soms op het spel, een event verdient de nodige
organisatorische aandacht. Events zijn niet enkel van deze tijd (olympische spelen sinds 774
vChr.) toch merken we de opmars. Bedrijven en organisaties geloven hard in events als
marketinginstrument
2.5.1. Events als onderdeel van communicatiemix
Een event is geen doel op zich. Het is een middel om je merk/ product/ dienst strategisch te
posititioneren, eeen bepaalde niche te informeren marketeers en communicatieprofessionals
zetten events steeds vaker in als strategisch instument. Het zijn
communicatie- instumenten met een unieke, persoonlijke benadering van jouw doelgroep
waarbij de beleving van jou product of merk centraal staat. Dit geeft events een
belangrijke socio-economische meerwaarde
2
Gedownload door Glenn Stappaerts ([email protected])
lOMoARcPSD|2551150
2.5.2. Toegenomen populariteit
3 mogelijke verklaringen voor de toegenomen popilariteit van events.
- Doelgroepen worden steeds ongrijpbaarder voor marketeers
- Events zijn effectieve instrumenten om een bepaalde booschap over te brengen naar je
publiek
Originaliteit
Beleving
Authenticiteit
Teasen
- Events zijn uitstekende middelen om een bijdrage te leveren aan het leefklimaat binnen
een bedrijf of een leefomgeving
2.5.3. Risicos
Men moet zich bewust zijn van de mogelijke meerwaarde van een event. Anderszijds mag je
de risicos nooit onderschatten. Een slecht event kan dramatische gevolgen hebben.
Het niet inlossen van verwachtingen is het laatste wat je wil als eventmanager.
2.5.4. Inspiratie/ trends/ hulp
Je kan steeds meer informatie verzamelen via andere events en eventorganisatoren.
Vooralleer je zelf start met organiseren is het handig als je er vele gaat bijwonen. Kijk dan
ook met een kritische blik.
Daarnaast laat je jezelf best ook inspireren en informeren, o.a. door het lezen van
nieuwsbrieven, het lezen van blogs en bijwonen van congressen.
3. Fasering
Een eventorganisator doorloopt altijd een aantal fasen
gedurende de organisatie van het event.
De PDCA- cyclus is een manier om een wederkering event te
fragmenteren.
- Plan: n of meerdere doelen binnen een bepaalde tijd te
realiseren
- Do: de daadwerkelijke organisatie van het event
- Check: checken van doelstellingen tijdens en na het event
- Act: terugkoppeling van de resultaten van de effectmeting
naar de strategie
Een cyclus die gebruikt wordt om continue verbetering in de
organisatie in te bedden.
In deze cursus ligt de focus op eenmalige events waarin we volgend schema hanteren.
3
Gedownload door Glenn Stappaerts ([email protected])
lOMoARcPSD|2551150
Heel wat jonge en dynamische ondernemres willen meteen van start gaan met de
voorbereiding van hun event. Ze hebben een concept in hun hoofd en ze zijn ervan overtuigd
dat dit een bom van een event wordt. Essentieel is om eerst je huiswerk te maken dankzij
het doorlopen van de opstartfase.
- Opstarfase: ideen worden gegenereerd, gesest en onderzocht op haalbaarheid
- Voorbereidingsfase: eenmaal de krijtlijnen van het event uitgetekend zijn, kunnen
alle concrete voorbereidingen getrokffen worden.
- Uitvoeringsfase: dit omvat de opbouw, het event zelf en de afbouw
- Nazorg-evaluatiefase: alle belanghebbende worden bedankt, men rondt alles correct
af en evalueert, al dan niet ifv een volgende editie.
De enige fase die quasi perfect moet verlopen is de uitvoeringsfase.
- Vergelijk het met een ijsberg: het topje is wat de mensen zien. Het grootste deel is
verborgen en dat is het werk wat erachter ligt.
Alle fasen worden uitgevoert in een chronologische volgorde
4. opstartfase
De opstartfase bestaat uit verschillende delen:
- gesprek met de opdrachtgever
- organisatieteam samenstellen
- ideefase
- haalbaarheidsstudie (vormt de overgang met de volgende fase)
de opstartfase is geen opwarmertje. Dit is onmiddellijk de serious business. Een goede
opstart moet resulteren in een verzorgde, diepgaande en realistische startnota.
Startnota: een gestructureerde vorm van een haalbaarheidsstudie van een bepaald
concept/ idee
4
Gedownload door Glenn Stappaerts ([email protected])
lOMoARcPSD|2551150
De opsstartfase speelt in op onder andere volgende situaties:
- je hebt geen ideen voor een event.
- Je hebt een idee maar het blijft ergens in je achterhoofd hangen
- Je hebt een idee maar je weet niet of het commercieel relevant is
- Je hebt een idee meer je weet niet of iemand nood heeft aan dit idee
-
De opstartfase kan op veel verschillende manieren verlopen. Hiervoor moet je de
beginsituatie analyseren.
4.1. Gesprek opdrachtgever
Een eerste idee, een eerste aaanzet komt van de opdrachtgever. De opdrachtgever is degene
die in principe financieel risico loopt. Daarom meot je maximaal inspelen op de wensen/
ideen van de opdrachtgever.
Een kwalitatieve basis is zeer belangrijk. Plan daarom snel een grondig gepsrek met de
opdrachtgever in. Goede informatie en duidelijkheid vooraf zijn goede wapens tegen latere
misvattingen en onbegrip. Structureer dergelijke gepsrekken zoat je na n gesprek alle info
die je wenst verzameld hebt -> maak een complete checklist op. (P27 vb.)
4.2. Organisatie team samenstellen
Een GOED organisatieteam is vaak een must. De samenstelling van het organisatieteam is
altijd resultaatbepalend. Een tema dat niet goed werkt draait quasi altijd uit op frustratie bij
het volledig team.
Een organisatieteam is het kernteam dat de verantwoordelijkhedi voor het welslagen van
he tevent draagt.
Een aantal belangrijke items ifv teamsamenstelling:
- Iedereen moet achter de globase visie van het project staan
- Potentile teamleden moeten de organisatorische/ financile risicos kunnen en willen
dragen
- Aantal: voor middelgrote events komt men vaak uit op 4 personen in het projectteam
- Diversiteit: evenwichtige samenstelling van kennis en vaardigheden, divers qua
persoonlijkheid, geslacht, interessesfeer en leeftijd
- Functies/ verantwoordelijkheden: promotie, productie, financin, communicatie
Afhankelijk van de gekozen functie zal je de verantwoordelijkheid krijgen voor bepaalde
deelaspecten van het event
De projectmanager: heeft de verantwoordelijkheid om op effectieve wijze de uitvoerig van het
project proces te sturen, inclusief planning, organisatien, motivatie, aansturen en controleren
van alle activiteiten.
Planning, rationaliteit, transparant werken, allemaal zeer belangrijke competenties in
eventmanagement. We staan eerst stil bij de competentie CREATIVITEIT.
4.3. Ideefase
4.3.1. Algemeen
Vaak wordt deze fase als de brainstorm omschreven. Je moet een idee/ concept genereren,
nadien moet dit idee ook gepromoot en gemplementeerd worden. Ook al is dit een
grotendeels creatief proces, tracht deze fase gestructureerd te verlopen.
5
Gedownload door Glenn Stappaerts ([email protected])
lOMoARcPSD|2551150
De ideefase kan je onderverdelen in 5 onderdelen:
- Vraagstelling
- Ideen verzamelen
Onderzoeksfase
Creativiteitsfase
- Selectiefase
- Ontwikkelingsfase
- Evaluatie- en promotiefase
4.3.2. Vraagstelling
Bij de vraagstelling ga je op zoek naar het onderwerp waarover je zal nadenken in de
volgende delen van de ideefase.
Vooraleer je ideen begint te verzamelen, verken je eerst het probleem of de vraagstelling.
Hieronder een aantal tips om goede vragen te formuleren.
- Zorg ervoor dat je vraag een ruim aantal ideen stimuleert. Begin de sessie bv met
deze zaken:
Bedenk 40 ideen om senioren uit hun zetel te krijgen
Op welke manier kunnen we rolstoelpatinten laten sporten

- Stel volgende vragen: wat, waar, wanneer, waarom, voor wie, hoe, met wie
- Een goede vraag is positief geformuleerd, kort, krachtig en ambitieus
- Je kan een vraag creatief herformuleren om de deelnemers te prikkelen de
oorsprongelijke probleemsituatie in een ander perspectief te plaatsen
Eenmaal er een duidelijke vraagstelling is, kan je overgaan naar het verzamelen van ideen
4.3.3. Ideen verzamelen
Het verzamelen van ideen verloopt in 2 fasen:
- Onderzoeksfase
- Creativiteitsfase
Deze 2 fases lopen door elkaar. Bv Na het vinden van een leuk idee in de creativiteitsfase
moet je opnieuw door de onderzoeksfase.
Onderzoeksfase
Via deze fase trachten we deze problemen op te lossen.
In deze fase zoeken we bestaande ideen/ concepten en schudden we alle eigen en reeds
bekende ideen uit. Zo voorkom je het opnieuw uitvinden van het warm water en je creert
ruimte voor nieuwe ideen. Deze fase wordt ook wel the purge genoemd.
- Brainwriting: je kan de purge opstarten met een individuele oefening. De leider van
deze sessie stelt 1 voor 1 de vooraf opgestedelde vragen. Alle deelnemers schrijven al
hun ideen die spontaan opkomen op.
- Logische vragen bij de onderzoeksfase
Wat zijn de meest voor de hand liggende oplossingen?
Wat zijn de simpelste oplossingen?
Wat zijn de bekende oplossingen
Wat zijn de belangrijkste actoren/ componenten in de probleemsituatie
Wat moeten de nieuwe ideen doen, welke functies moeten ze uitvoeren?
- Elegant stealing: niets is origineel
- Zoek de trends:
Duurzaamheid
Charity events
Back to nature
6
Gedownload door Glenn Stappaerts ([email protected])
lOMoARcPSD|2551150
Crowdsourcing
Socio-culturele en socio-demografische trends
Creativiteitsfase
Vaak eindigt het verzamelen van de ideen reeds in de zoekfase. Bekende ideen genoteerd
en verzamelt. De ideeproductie loopt behoorlijk snel vast.als eventorganisator streef je er
naar om innovatieve zaken te implementeren in je event. Dit hoop je echter te vinden in goed
georganiseerde branstormsessies.
Definitie brainstormen: is een bekende manier om nieuwe ideen te generen. Het is samen
rond de tafel zitten om na te denken en nieuwe oplossingen te bedenken. Men zal ideen in
de hoofden van de deelnemers uitwisselen, aanvullen en ordenen. Het is creatief denken!
creatief denken is patroondoorbrekend denken. Dit helpt je nieuwe ideen te ontwikkelen.
Vaak gebeurt het dat men deze fase overslaat omdat men overtuigd is dat ze reeds alles
perfect bedacht hebben. Zo worden vele mogelijheden uitgesloten. Hierna kunnen er op basis
van nieuwe ideen en verder onderzoek beslissingen genomen worden.
Organisatie brainstorm
Hoe organiseer je een brainstorm?
- Geen nmalig en kort proces
- Er gaat vaak veel denkwerk en gebroek aan het idee vooraf
- Het mag ook geen saai proces worden
Haal inspiratiemateriaal in huis wanneer je gaat brainstormen. een rommelig bureau is het
kenmerk van een genie
Creer georganiseerde chaos
Brainstormen is niet alleen makkelijker maar ook effectiever als indien je open staat voor
diverse bronnen. Gebruik hiervoor
- Rondslingerende tijdschriften
- Google youtube pinterest
- Woordenboeken
- Televisie
- Stripverhalen
- Muziek
- Eten & drankjes (verstandige manier)
- Reclamefolders
- De bijbel, de koran
- Facebook/ twitter
-
Tref hiervoor de nodige voorbereidingen:
- Selecteer filmpjes die pussen in het thema
- Verzamel tijdschriften
- Maak playlist op met vrolijke muziek
- Hang fotos / prenten / tekeningen uit
Brainstormen is een creatief proces, maar het moet goed gestructureerd en voorbereid
worden.
7
Gedownload door Glenn Stappaerts ([email protected])
lOMoARcPSD|2551150
Dit lijkt een contradictie, maar het is nodig om het proces te optimaliseren. Hiervoor bestaan
zeer diverse technieken waarvan we er enkele bespreken.
Zorg zeker voor dit materiaal:
- Fluostiften
- Potleden/ balpennen in verschillendekleuren
- Groot papier (A1 / A2)
- Post-its
- Gekleurde stickertjes
- Afgeprinte ideasheets/ ideenboxen
- Goede internetverbinding
-
Hou rekening met onderstaande tips
- Bepaal de grootte van de groep
- Gebruik post-its
- Gebruik mindmaps
- Counter het groepsdenken
- Gebruik sociale media vrienden
Spelregels brainstormen
Deel gerust rode kaarten uit als iemand de regels niet naleeft bv.
- Uitstel van oordeel
- Kwantiteti voor kwaliteit
- Freewheel
Out of the box met the deviators
= technieken om snel van denkspoor te wisselen
- Zet andere bril aan: personas creren
- Abstratie: waarom- vraag wordt belangrijker
- Moeilijker: moeilijker voorstellen dan dat hij is
- No limits: vanuit een idee haalbare situaties nemen
-
Dankzij onderstaande technieken zal je nog creatiever denken
- Bekijk de vraagstelling vanuit een ander tijdsperspectief
- Kies een onmogelijk perspectief
- Negatieve brainstorm
- Random stimulation
- Break the rules
- im bad techniek
Force to fit
Ideen die bij bovenstaande oefeningen genoteerd werden, hebben soms nog nood aan een
beetje sturing om toegepast te kunnen worden in een eventsetting. Alternatieve denkrichting
om te vormen tot een nuttige oplossing -> force to fit moten toepassne
- Je noteerd bij je brainstormoefening omtrent locatie iets over limburg, de volgende
persoon noteerde hierachter appel. Dit staat nog ver af van je event en heeft er
initieel niets mee te maken. Forceer dit
Alle cateringen met appels

Timing
Dergelijke brainstormrondes zijn intensief. Dit kan je niet te lang doen. Vergeet de
geestverruimende & actieve pauzes met catering en afleiding niet.
8
Gedownload door Glenn Stappaerts ([email protected])
lOMoARcPSD|2551150
Slaap brengt raad, dieper inzicht en betere ideen
Als je de mogelijkheid hebt, splits je brainstormsessie op in 2 (of meerdere) sessies met
enkele nachten ertussen. (nog meer effect? Tussen de sessies heen individueel ideen
generen)
Float like a butterfly, sting like a been (onderzoeks- & creativiteitsfase, selectie- &
ontwikkelingsfase)
Het doel van de laatste 3 delen van de ideefase is om te eindigen met een aantal
geselecteerde ideen die je gaat realiseren. Het zijn nog geen afgewerkte oplossingen,
maar eerste schetsen. Heir speelt het oordeel wel een cruciale rol.
4.3.4. Selectiefase
Tijdens deze fase sluipt het conservatisme vaak terug naar boven. Er worden zotte,
afwijkende, innovatieve ideen gegenereerd maar vervolgens niet geselecteerd.
Bij de selectie moet men porberen om niet enkel met de veilige en gekende ideen verder te
gaan
De creativiteitsfase levert vaak letterlijk 100den ideen. Slechts een beperkt aantal ideen
moeten op een longlist komen. Nadien zal de longlist nog ingekort worden tot de shortlist:
Start met het uitkiezen van de meest veelbelovende ideen voor je gaat clusteren!
De selectie kan je op verschillende manieren laten verlopen. Hieronder een aantal tips/
methodes:
- Sticking dots democratie: iedereen krijgt bepaald aantal klevende bolletjes die ze bij
hun favoriet ideen mogen plakken
- My favourite: je laat iedereen zijn/ haaf favoriet idee kiezen
- COCD-box (centrum voor de ontwikkeling van het creatief denken
Laat de deelnemers kiezen voor:
- Blauw: niet bijzonder origineel maar
perfect uitvoerbaar
- Rood: origineel en uitvoerbaar, je merkt
een bepaalde aantrekkingskracht
- Geel: heel origineel maar het nog niet
duidelijk hoe we dit kunnen
implementeren, ideen voor de toekomst
Voordelen van deze selectiemethode:
- Snelheid: de hele keuzeprocedure kan in circa 30 minuten
- Democratische: het zijn de individuele keuzes die uiteindelijk de groepskeuze bepalen
- Eenvoud: alles wat je nodig hebt zijn wat stickers of gekleurde stiften
- Variatie: dankzij de 3 types, komen de echte out-of-the-box- ideen makkelijker
naar boven
- Efficint: zonder tijdrovende discussie worden de voorkeuren en het draagvlak
zichtbaar
4.3.5. Ontwikkelingsfase
De ideen die geselecteerd werden zijn vaak nog ruwe diamanten
9
Gedownload door Glenn Stappaerts ([email protected])
lOMoARcPSD|2551150
- Ideen clusteren, ordenen of combineren
- Ideen in detail uitwerken
- Gevolgen van ideen in kaart brengen (voor- en nadelen)
Hiervoor kan men aantal technieken gebruiken:
- The big 4
- Cooking
- Ideefiche
PREF: potential, risk, effort, feeling
4.3.6. Evaluatie- en promotiefase
Het is een meerwaarde als je dit met iemand kan doen met ervaring. Vooraleer je tot actie
overgaat moet je behoorlijk zeker zijn dat idee levensvatbaar is. Hiervoor kunnen
onderstaande vragen goed helpen
- Bestaat het idee/ event al?
- Is er nood aan je idee/ event?
- Is je idee commercieel interessant?
De bedoeling is om te checken of iedereen achter het idee/concept staat, de neuzen in
dezelfde richting krijgen en zo de nodige steun te bekomen.
Een pitch is een korte promotionele voorstelling van je idee/ concept
Hieronder de belangrijkste principes voor deze fase:
- Toon het probleem aan en biedt een oplossing
- Gebruik een versterkende visuele ondersteuning
- Kwantificeer! Gebruik goede cijfers
- Probeer te bewijzen dat het werkt
- Straal persoonlijke passie uit
Herinner jezelf vaak aan de brainstormsessies. Spaar alle aantekeningen van de sessie (of
fotografeer alles) en haal deze regelmatig eens terug boven!!
4.4. Haalbaarheidsstudie
Ieder goed idee/ concept moet aan een grondige reality check onderworpen worden. Een
startnota opmaken zorgt ervoor dat je het idee verder uitwerkt, analyseert en bekritiseert. Je
werkt het idee uit tot een eventconcept. Je moet alles in vraag stellen en uiteraard ook
oplossingen vinden op al deze vragen.
Door het invullen van de startnota ben je namelijk verplicht om stil te staan bij al deze items:
- Wat?
- Met wie?
- Waarom?
- Voor wie?
- Wanner?
- Waar?
- Hoe?
- Gevaren?
4.5. Startnota: wat?
Het antwoord op deze vraag bepaald grotendeels het marktsegment waarin je terecht zal
komen.
4.5.1. Bestaat je idee/ event al?
Tijdens de ideefase heb je vele ideen gegenereerd, vervolgens geselecteerd en verder
uitgewerkt. Maar met welke ideen ga je verder. Deze keuze is niet altijd evident.
10
Gedownload door Glenn Stappaerts ([email protected])
lOMoARcPSD|2551150
Hieronder een aantal tips voor de internetzoektocht indien je een avondbijscholing voor
personal trainers wenst te organiseren.
- Begin met zoekterm die zo goed mogelijk je event/ idee omschrijft
- Zoek op een aantal kernwoorden uit je idee
- Bedenk hoe anderen met een gelijkaardig idee het event genoemd zouden hebben.
- Zoek gespecialiseerde sites/ forums
- In je brede zoektocht zal je meer vinden als je in het Engels zoekt.
De zoektocht op internet is het meest laagdrempelig. Maar vergeet niet om je idee/ concept
te checken bij vrienden en familie die feeling hebben met de sector.
4.5.2. Naam van het event
Je moet op voorhand een naam bedenken. Je hebt sowieso een werktitel nodig om vlot te
werken. Iedereen die mee betrokken is in de organisatie moet het kind een naam kunnen
geven. Een betekenisvolle naam schept duidelijkheid vanaf het eerste moment.
De naam van het event bevat liefst duidelijke info over het event, maar je kan niet alles
opnemen in de titel. Er moeten keuzes gemaakt worden. Hier een aantal opties:
- Locatie
- Activiteit
- Sfeer/imago
- Hoofdsponsor
- Editie
- Organisator
- Doelgroep
- Doelstellingen
Probeer USP (= unique selling proposition) op te nemen in de titel.
De titel kan je altijd aanvullen met een ondertitel om meer duidelijkheid te scheppen
4.5.3. Programma/ thema
Het thema vormt de rode draad doorheen het event. Probeer het thema zoveel mogelijk te
linken aan alle organisatorische deelaspecten, en natuurlijk ook met het programma.
Het programma varieert zeer hard van event tot event.
Organisatoren krijgen vaak te vermijden vragen binnen ifv het programma. Tracht zo exact
en schematisch mogelijk weer te geven wat er wanneer zal plaatsvinden.
Neem in je programma volgende zaken op:
- Deuren open/ onthaal/ registratie
- Inleiding/ verwelkoming
- Start en eind van de activiteiten (hoofdprogramma)
- Pauzes/ entertainment
- Ontbijt/ lunch/ diner? Mogelijkheden en uren opnemen
- Einde- afronding (prijsuitreiking/bedanking/ deuren sluiten/ afsluiten parking/)
4.5.4. Soorten events
Wat je precies wilt doen hangt in grote mate af van het soort event
Bedrijfsevent Publieksevent
- Opgezet vanuit een bedrijfsbelang
- Invloed op wie er komt
- Speelt in de zakenwereld
- Komt vaak voort uit nood of behoefte
- Vaak met (in)direct commercieel doel
- Budget beschikbaar
- Gericht op publiek/ algemeen belang
- Meestal weinig invloed op wie er komt
- Speelt in vrijetijdsterrein
- Komt vaak voort ui een idee
- Vaak met ideel doel
- Financiering vaak het hoofdprobleem
11
Gedownload door Glenn Stappaerts ([email protected])
lOMoARcPSD|2551150
4.6. Startnota: met wie?
Uiteraard zal je het event niet enkel met deze 5 personen kunnen uitvoeren. Je zult opzoek
moeten gaan naar vrijwilligers en je zal heel wat mensen tevreden moeten houden.
- Vrijwilligers organisatieteam
- Stakeholders organisatieteam (stakeholders: personen, bedrijven of groep mensen
die direct of indirect betrokken zijn bij je event)
Lokale sportdienst
Dienst vergunningen
Politie/ brandweer
Opdrachtgever
Bezoekers
Sponsers
Leveranciers
Pers

Het vergt goed management om iedereen te informeren en tevreden te houden.
4.7. Startnota: waarom?
Organiseren sommige organisatieteams super efficint een volledig verkeerd event waar
niemand op af komt. We moeten bewaken dat dit niet kan gebeuren. De waaromvraag kan
je jezelf en andere moeilijk te veel stellen. Als je hier geen goed antwoord op kan formuleren,
stop je beter met je project.
4.7.1. Aanleiding event doelstelling
Er zijn veel aanleidingen om een event te organiseren, maar dit is daarom nog geen
doelstelling van het event
Aanleiding van een opdracht voor school zijn, een opening van een nieuwe sportruimte, de
lancering van een nieuwe trainingsmethode,
Bij het organiseren is een duidelijk beeld nodig van wat men precies wil. Dit moet
geformuleerd worden in een heldere en meetbare doelstelling. Ze leggen de algemene lijn van
het event vast waarop je verder bouwt. Daarnaast kan je met een concrete en duidelijke
doelstelling sneller een bepaald budget verkrijgen bij het management die dit moet
goedkeuren.
Mogelijke eventdoelstellingen:
- Bedanking
- Teambuilding
- Benefiet
- Commercile doelen
Festivals
Showroom, braderie,
- Creren van belevingen
- Verspreiden van kennis en cultuur
- Relaties opbouwen en versterken
- Imago
- Naambekendheid
-
Doelstellingen combineren in 1 event is natuurlijk ook mogelijk
Je moet sowieso de doelstellingen SMART formuleren. Wees daar ook zeer Kritisch bij.
- Specifiek: zo concreet mogelijk de doelstelling omschrijven
12
Gedownload door Glenn Stappaerts ([email protected])
lOMoARcPSD|2551150
- Meetbaar: meten is weten, dus formuleer cijfers
- Aanvaardbaar/ acceptabel: passen de doelstellingen bij het bedrijf? Voel je jezelf er
goed bij?
- Realistisch: het moet haalbaar zijn
- Tijdsgebonden: deadline of tijdsspanne formuleren
Volgende vragen kunnen ervoor zorgen dat je de doelstellingen SMART formuleert:
- Wat willen we bereiken
- Wie zijn erbij betrokken
- Waar gaan we het doen
- Wanneer gebeurt het
- Welke delen van de doelstelling zijn essentieel
- Waarom willen we dit doel bereiken
4.7.2. Meerwaarde voor jezelf
Er moet uitmuntende reden zijn om er tijd, energie en geld aan te spenderen. Er is een
aanzienlijk engagement nodig voor het bereiken van succesvolle events en dit vereist een
onvoorwaardelijke inzet en gemeenschappelijke visie van elke betrokkene.
De return of investment (rio) geeft weer hoe investering van je event zich verhout tot het
rendement ervan.
- Tijdsinvestering
- Geldinvestering
4.7.3. Meerwaarde voor deelnemers USP
Het usp of unique selling proposition duidt op de onderscheidende en/ of unieke
kenmerken van je dienst/ product/ event. Vaak geeft dit het antwoord op de vraag:
waarom moeten potentile bezoekers naar jou event komen?
Ook wel POD of point of difference genoemd.
Om een goede USP op te stellen moet je:
- Jezelf goed kunnen verplaatsen in de potentile klant
- Begrijpen waarom een klant een dienst koopt
- Duidelijk weergeven wat maakt dat de klant voor dit event kiest en niet voor een
vergelijkbaar event
Een USP kan zeer divers zijn:
- De locatie
- Het programma
- De feer of het thema
- Een streefdoel voor de deelnemers
- De doelgroep
Uiteraard probeer TRENDY te zijn met je event.
Let we op voor hoogmoed. Daarnaast wordt er vaak te kwistig omgesprongen met teren als
uniek, het beste, de allereerste denk eraan dat je op het event de verwachtingen van
de mens MINIMUM moet evenaren.
4.7.4. Tips
Deze 5 tips zorgen er mogelijks voor dat veel mensen naar jouw event willen komen.
13
Gedownload door Glenn Stappaerts ([email protected])
lOMoARcPSD|2551150
- Een event heeft iets dat je als individu alleen niet zou doen
- Organiseer voor je publiek, niet voor jezelf
- Maak het leuk
- Nodig een bekend persoon uit
- Ga voor een specialiteit
4.8. Starnota: voor wie?
4.8.1. Doelgroep?
Het antwoord op deze vraag vormt de doelgroep van het event. Het is essentieel om je
event succesvol te maken. Een grondige analyse zal nodig zijn.
De uitwerking van een event heeft altijd wel iets te maken met de aard van de doelgroep.
Daarom maak je best een grondig profiel van de geselecteerde doelgroep. Leef je in hun
leefwereld in.
4.8.2. B2B B2C B2P
- B2B: business to business event (zakenrelaties)
- B2C: business to consumer (doelgroep zijn consumenten)
- B2P: business to personnel (intern in bedrijf voor medewerkers)
4.8.3. Open gesloten
- Gesloten event: vooraf afgebakende doelgroep
- Open event: voor deelnemers (inschrijven) en toeschouwers
4.8.4. Homogeen heterogeen
- Heterogeen: het doelpubliek is divers.
- Homogeen: je kan belangrijke kenmerken van de doelgroep makkelijk omschrijven,
het zullen vaak mensen zijn van 1 bepaalde niche
Een homogene doelgroep vereenvoudigt uiteraard de promotie, maar ook de globale
organisatie.
Een gezinssportdag voor kinderen EN ouders kunnen voor een juiste sfeer zorgen, maar denk
eraan dat beide doelgroepen een verschillende verwachting hebben.
Ouders zijn vaak tevreden na een event als hun kinderen een goede tijd hebben.
4.8.5. Aantal
Van zodra je een duidelijk beeld hebt van je doelgroep kun je in 3 stappen inschatten hoeveel
gasten je verwacht.
- Bereken grootte van totale potentile doelgroep
- Maak inschatting van het aantal inschrijvingen dat je uit de doelgroep verwacht
- Verminder het aantal met een no-showpercentage. Bij interne en betalende events ligt
dit percentage veel lager dan bij andere.
Een eenvoudigere manier is uiteraard een inschatting maken op basis van de
opkomst in gelijkaardige events.
4.9. Startnota: wanneer?
Het vaststellen van datum, duur en tijdstip van een event is van cruciaal belang. De keuze
van datum en tijdstip bepalen mee de opkomst.
4.9.1. Periode/ datum
Er zijn een aantal ongunstige periodes:
- De winter met zijn gladheid, mist en sneeuw
- Vakantieperiodes en de vrijdag voor, en maandag na vakanties
- Bouwverlof
- Examenperiodes
14
Gedownload door Glenn Stappaerts ([email protected])
lOMoARcPSD|2551150
- (inter)nationale feestdagen
- Globale sportieve events
- (Lokale) events
- Inter
- Concurrentie
- Pers
- Beschikbaarheid
- Dag per dag
Al de opgesomde aandachtpunten zijn natuurlijk heel sterk gelinkt aan de doelgroep
Tip in je communicatie met je stakeholders: de expliciete vermelding van de dag in letters in
combinatie met de datum zal verkeerde verwijzingen naar de datum bijna onmogelijk maken.
- Vrijdag 13 december 2015 -> mensen die op maandag en donderdag training
moeten geven weten onmiddellijk dat ze mogelijks vrij zijn.
4.9.2. Duur
De duur van het event wordt uiteraard bepaald door de lengte van de verschillen de
programmaonderdelen. Maak hiervoor de som van alle programmaonderdelen.
Vergeet niet om voldoende pauzes in te lassen, ifv sanitaire noden, rust, netwerking, dit
kan voordelig zijn voor de cateringomzet.
4.9.3. Tijdstip
Hou bij het vaststellen van het tijdstip van een event ook rekening met factoren als vervoer
naar de locatie en parking. Het eindtijdstip van een event wordt soms mede bepaald door de
duur van de terugreis. Hou er ook rekening mee dat er nog een afbouw volgt na de meeste
events.
4.10. Startnota: waar?
De locatie kiezen bepaalt voor een groot deel de uitstraling van je event. Wat voor locatie je
ook verkiest zorgt dat het goed is aangekleed en bij je event hoort.
Ga bij het zoeken van locaties altijd ter plaatse kijken en neem fotos van alle hoeken. De
fotos kunnen een goed geheugensteuntje zijn voor latere ideen ifv inrichting, indeling
4.10.1. Checklist locatie
Bepaal of het een goede locatie is aan de hand van volgende zaken:
- Ligging
- Beschikbare faciliteiten
- Sfeer
- Kostprijs
4.10.2. Optie nemen
Overloop bovenstaande checklists voor diverse locaties. Vergelijk de pros en de contras en
neem een wijze beslissing.
Van zodra je een mogelijks geschikte locatie vindt. Neem dan zo snel mogelijk een optie voor
een bepaalde datum.
4.11. Startnota: hoe?
4.11.1. Financieel
Vanaf het begin moet bekend zijn welke financile impact het project zal hebben. In deze
eerste stap zal je nog geen complete begroting kunnen opmaken, omdat er nog te veel
onbekende en variabele factoren zijn.
15
Gedownload door Glenn Stappaerts ([email protected])
lOMoARcPSD|2551150
Daarnaast moet je snel weten of je er een betalend of gratis event van zult maken. hoeveel
is de deelnemer bereid te betalen voor dergelijke events.
4.11.2. Planning
De essentie van planmatig werken in eventorganisatie is het maken van een aantal
duidelijke afspraken met tijdsbeperking
Deze afspraken plaats je best in een schema/overzicht. Dit moet met de opdrachtgevers en
het projectteam besproken worden zodat iedereen weet wat van hen verwacht wordt.
Bepaal de doorlooptijd van je event.
4.12. Startnota: gevaren?
Realistische optimisme is noodzakelijk voor een eventorganisator. Maar probeer in de
startnota toch al stil te staan bij de mogelijke gevaren.
Pessimisme laten overheersen, gevaren detecteren en kritisch denken zijn niet de meest
plezante zaken in de opstartperiode. Dromen worden soms voor werkelijkheid
genomen.
Zwakke schakels, negatieve factoren, belemmeringen moeten op voorhand gedetecteerd
worden zodat de oplossing voor de aankomende problemen al voorbereid kunnen worden.
Typische struikelbrokken
- Problematische samenwerking met bepaalde peronen
- Verkrijgen van vergunningen
- Samenwerking met een federatie
- Geen of onvoldoende connecties
-
4.13. Startnota: alternatief
Indien de opgesomde gevaren realiteit blijken te zijn, moet je noodgedwongen het event
veranderen of volledig opnieuw beginnen.
Indien je merkt dat je vastzit na een tegenvallende haalbaarheidsstudie is he aangenaam als
je snel kan terug allen op andere leuke ideen die je opgedaan hebt tijdens de brainstorm.
Tot slot, als een concept vast ligt, worden de projectmanagement skills zwaar op de proef
gesteld.
4.14. Projectmanagement
Door de opmaak van de startnota krijg je snel een beeld van de hoeveelheid werk en de
complexiteit ervan. Een event wordt al snel een enorme uitdaging waar veel partijen bij
betrokken zijn.
16
Gedownload door Glenn Stappaerts ([email protected])
lOMoARcPSD|2551150
Uit onderstaande grafiek kan je afleiden dat de meeste eventorganisatoren ongelooflijk weinig
tijd krijgen om iets op poten te zetten
Om de stress leefbaar te houden werken eventmanagers zeer planmatig. Dit verloopt in 2 fasen. Eerst
worden de taken opgelijst en verdeelt om nadien in een planning te gieten.
1) Opmaak van werkpakketten
2) Opmaak van een planning
4.15. Opmaak van werkpakketten
Een work breakdown structure (WBS) is een product georinteerd onderverdeling van het
werk dat moet worden gedaan door een projetteam. Het kenmerkt zich visueel in regelbare
brokken die door een projectteam kunnen worden begrepen.
De WBS geeft je een overzicht wat er moet gebeuren om het eventresultaat te bereiken. Het
pakt het event uit in de verschillende noodzakelijke activiteiten. Dit resulteert in
WERKPAKKETTEN.
Omdat dit geen eenvoudige opdracht is, doen we dit in enkele top-down stappen
1) Hoofdclusters vastleggen
2) Mindmap met concrete taken maken
3) Werkpakketten maken
4.15.1. Hoofdclusters vastleggen
Hierbij bepaal je de containers waarin je alle taken zal onderbrengen. Dit is een zo natuurlijk
mogleijke onderverdeeling
- Vergunningen/ goedkeuringen
- Sponsoring
- Begroting/ boekhouding
- Medewerkers/ vrijwilligers
- Interne communicatie
- Orogrammatie
- Sociale promotie
- Eetverkoop
- Mobiliteit
- Veiligheid
-
Dit is geen exacte wetenschap en uiteraard zal dit verschillen van event tot event.
4.15.2. Mindmap met concrete taken maken
17
Gedownload door Glenn Stappaerts ([email protected])
lOMoARcPSD|2551150
Het organisatieteam zal de hoofdclusters verder onderverdelen en uitpluizen tot op het niveau
dat een enkele persoon kan worden aangesteld voor deze welbepaalde taken. Diit moet een
taak/ veratnwoordelijkheid zijn waarbij een werkwoord staat.
Je kan dit overzichtelijk doen door een mindmap te maken van iedere hoofdcluster
Een mindmap is een creatieve techniek om een eerste structuur aan te brengen in een
grote hoeveelheid ongeordende informatie. Het geeft op een snel en overzichtelijke manier
structuur aan het denkproces.
4.15.3. Werkpaketten maken
Nu maak je werkpakketten op voo ieder teamlid. Dit wordt ook wel de functionele
workbreakdown genoemd.
Dit kan als volgt in zijn werk gaan:
- Verzamel en orden alle output van de vorige fase (mindmap)
- Duid aan wie welke taken/ verantwoordelijkheden op zich neemt.
4.16. Opmaak van een planning
Hiervoor onderneem je volgende stappen:
1) Chronologisch de werkpaketten ordenen
2) Macroplanning opmaken
3) Opmaken van to do lijsten en inplannen in de agenda
4.16.1. Chronologisch de werkpakketten ordenen
Hierbij beslis je in werlke volgorde de taken moeten uitgevoerd worden om zo efficint
mogelijk te werk en maximaal resultaat te behalen.
Bepaal de volgorde op basis van o.a. deze criteria:
- Doorlooptijd van de activiteit
- Prioriteit
- Gelinkte taken
4.16.2. Macroplanning
De macroplanning noemen we ook het mijlpalenplan. Het geeft je een duidelijk visueel en
chronologisch overzicht van de belangrijkste deadlines in het eventorganisatieproces
Deze mijlpalen vormen echte streefdoelen binnen het project. Deze tussentijdse deadlines
houden je scherp zodat je geen organisatorische achterstand oploopt.
4.16.3. Opmaak to do lijst/ agenda
Op basis van de werkpakketten en de macroplanning houd je een persoonlijke to do lijstje
bij? Dit lijstje vormt niet de planning voor de komende maanden, maar de dringende taken
die binnenkort gedaan moeten worden
Het werkt stimulerend indien je stelselmatig taken kan doorhalen.
4.16.4. Timemanagement
Timemanagement betekent de juiste dingen doen op het juiste moment, op de juiste
manier met de juiste mensen.
Zelfs ondanks een goede planning heb je vaak het gevoel dat er tijd tekort is. Van alle kanten
wordt je bestookt met e-mails, verslagne, rapporten, presentaties, nieuwsbrieven en andere
soorten informatie. Soms moet je deadlines keer na keer verschuiven.
We kunnen 2 belangrijke pijlers onderscheiden in timemanagement:
- Effectief werken: de juiste dingen doen
- Efficint werken: de dingen juist doen
18
Gedownload door Glenn Stappaerts ([email protected])
lOMoARcPSD|2551150
Effectief werken
Het streven naar effecctief werken doe je o.a. door onderstaande vraagstelling in gedachten
te houden:
- Welke prioriteitn zal je stellen om effectief resultaat te boeken?
- Wat wil je tegen wanneer bereiken?
- Wat vind je belangrijk in het proces van eventorganisatie
Efficint werken
Als eventorganisator tracht je dit te bereiken onder het motto opgebruimd staat netjes!
Enkele wetmatigheden/ tips:
- Maak afspraken met jezelf
- Hanteer de principes van prioriteitenmanagement
- Hanteer de 2 minutenregel
- Deadlines die ver weg zijn, maken ook het halen ervan ver weg (wet van parkinson)
- We gebruiken onze hersenen te veel als opslagplaats (wet van einstein)
- Als je eeen grote taak in kliene taakjes opdeelt, kan je steeds iets afwerken en wordt
de grote taak hanteerbaar ( wet van descartes)
Beheer je mailbox efficint. Probeer constructief samen te werken! De dingen juist & samen
doen.
Tot slot kunnen we stellen dat goed timemanagement uitmondt in een aantal zaken.
- Je straalt zelfvertrouwen uit
- Je straalt uit dat je alles onder controle hebt, minder stress!!!
- Je oogt professioneel
- Je stelt de juiste prioriteiten
Dit zal lukken indien je jezelf kan motiveren om hierin te verbeteren/ verandere! Hou jet
nieuwe gedrag voor ogen.
4.17. Intern communicatieplan
Promotie is maar een deel van het communicatieplan. Groot
deel bestaat uit interne communicatie.
Het wordt snel duidelijk: er zal veel overleg zijn, digitaal of
niet digitaal. En dit moet bijgevolg vlot en resultaatgericht
verlopen.
4.17.1. Vergaringen plannen
Plan op het einde van iedere vergadering een nieuwe
vergadering in. Alle partijen zitten dan samen.
4.17.2. Efficient vergaderen
De momenten waarop je met allerlei andere stakeholders aan tafel zit, moeten gekoesterd
worden. Een vergadering moet strak zittne, geleid door de voorzitter van de vergadering
Hier een aantal tips
- Maak een agenda op
- Zorg voor een goed vergaderverslag
- Zorg voor een goede sfeer
- Duid een voorzitter aan (meestal de projectmanager)
19
Gedownload door Glenn Stappaerts ([email protected])
lOMoARcPSD|2551150
4.17.3. Vergaderagenda
Maak een vergaderagenda op en stuur die voor de vergadering door naar de genodigden.
Beslis op voorhand welke punten aan bod zullen komen tijdens de vergadering.
Hieronder enkele tips
- Rangschik de agendapuntjes volgens belangrijkheid
- Start met het overlopen van de to do punten van vorige vergadering
- Korte mededelingen die niet besproken moeten worden
- Plaats de gerelateerde agendapunten bij elkaar
- Denk aan beschikbare tijd
- Benoem de agendapunten duidelijk
- Voorzie op het einde een rondvraag
Indien je de vergaderagenda op voorhand doorzendt, geef je alle deelnemers de kans om de
vergadering voor te bereiden.
4.17.4. Vergaderverslag
Eerst en vooral moet er een verslagnemer aangeduid worden. Vaak wordt deze rol
afwisselend opgenomen.
De verslagnemer heeft de belangrijke taken om een kort en krachtig vergaderverslag op
te maken. Het moet een werkdocument zijn waarbij beslissingen, taken en de grootste
discussiepunten in opgenomen staan
4.17.5. Maak mappenstructuur aan
Een eventorganisator moeten grote hoeveelheden en zeer diverse bronnen van informatie
trachten te ordenen. Probeer hierbij de K.I.S.S. regels (keep it short en simple) in gedachten
te houden.
- Nauwkeurig
- Overzichtelijk en doordacht
- Eenvoudig
- Flexibel
- Aangepast aan je noden. De oefenexamen moet geschreven zijn in de Nederlandse taal. Onderin staan de antwoorden. Het aantal vragen dat het oefenexamen moet bevatten is 20.

Report answer